实战：外贸邀请函的坑和注意事项

近期，有许多买家表示要来观展，顺便也来见见供应商，所以希望供应商这边可以出具邀请函，好方便他们办签证。

群里的小伙伴也都在讨论邀请函的问题，集中在：

1、该不该给国外客户办理邀请函

2、有什么坑或风险，会给自己带来哪些麻烦

3、该如何办理，以及有哪些注意事项？

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首先，我们看看，邀请函处理不当，面临的风险或潜在麻烦是什么：

最紧要的，国外客人若在中国境内出现违法犯罪或其它任何不好的事情，需要办理邀请函的公司及经办人承担责任。

其次，客人在让中国供应商办理邀请函时，索要的公司及个人相关资料，也会有潜在的风险。

比如：群友Eric的土耳其客户，称当地机构还需要供应商的法人身份证，（办理护照/申请VISA也需要邀请函）。

再比如，Anne非洲马达加斯加的客户，她和家人要来中国呆半年，还提供好了申请模版：

The purpose of her visit to be a technical support in our company.

During her stay, the accommodation expenses incurred will be borne by herself.

If you need further information, please feel free to contact with me. I can be reached at……. (Your contact number)

We would appreciate if you could kindly grant her business visa for 60 days for 2 entries, so that she can make the trip, she will stay from 23 March 2023 to 23 Mai 2023, and 08 July 2023 to 08 September 2023.

Thank you for your kind consideration.

Yours Truly,

还有的买家，现在还问你要什么核酸检测费，就可以完全无视了。因为根据我国海关总署8月29日发布的公告，自2023年8月30日零时起（当地时间），入境人员向海关进行健康申报时，无需申报行前48小时新型冠状病毒核酸或抗原检测结果。

要知道，在疫情前骗邀请函的外国人还是挺多的。

这是因为诸如尼日利亚、加纳、多哥、贝宁等国家，拿到中国签证并不容易，如果不是真实客户而是骗子，他会通过这种方法骗得签证要求的邀请函，然后弄到签证前来中国进行不法行为。

注意事项：

1. 保证邀请函的真实性：发函者应当保证邀请函中所载的内容（如商业条款、价格、期限等）真实有效，并不得隐瞒重要信息哦。

2. 负责履行约定：发函者应当按照邀请函中约定的内容履行约定，不得违反约定，否则将承担经济和法律责任。

3. 保证被邀请人权利：发函者应当保证被邀请人的合法权利，并确保邀请函中的内容不违反法律，不侵犯他人合法权益。

依据《合同法》第九条的规定，发函者还有义务负责邀请函的效力确认，把邀请函约定的内容传达给被邀请人，防止产生不当的约定内容。同时，发函者还有义务负责检查邀请函签署人的身份，以确保邀请函的效力。

简而言之就是：供应商在为客人办理邀请函时，商务部门或贸促会会要求你出具担保函，担保邀请的客人在中国不会做违法犯罪的事情，意味着如果客户持公司邀请函在中国境内发生的任何不好的事情，都需要公司承担责任。邀请函在某种意义上也就是担保的意思。

明白了潜在的风险之后，我们就知道该不该同意给客户办理邀请函了。如何验证买家的可信程度呢？

大概的判断可以从以下几个方面入手：

1，和客户的谈判进展程度，比如对产品的订单是否已经足够清晰明了，又或者对客户的自身情况，背景调查做的是否充分，

2，是否之前有合作过，合作的频率怎么样？合作的货值如何？

3. 看领导的态度以及公司的实际情况。

有的客户可能之前没有和我们合作过，但是和其他公司做过，有的客户可能和我们合作过，但是合作的订单仅限于个人或者小批发商，有的时候可能你的领导并不想承担很大的责任和冒险，

所以要不要给客户办理邀请函，需要我们依据我们的现实的很多情况进行综合考虑后才能得出结论。

对于从未合作过的、上来就要邀请函的客户，可以有这样的简单验证办法：

首先，如果对方上来就要邀请函，重视邀请函大于产品——可疑度+1

其次，观察一下其公司名称，叫什么***INVESTMENT，或者对中国邀请函办理流程非常熟悉，还来指导你如何办理的——可疑度+2

第三，试探对方，告诉他办邀请函很容易，要他赶快把护照资料提供过来，这时他如果提出还有三五个同事也要办理邀请函——可疑度+10

第四，终极大招：要求其支付一笔保证金，约定在其离境时归还，或者是一笔办理费用，此时如果是骗子，会立刻消失。

如何协助买家办理邀请函？

邀请函的办理流程：

1，需要向当地公安局出入境管理部门申请邀请函，邀请单位需要出具以下资料：邀请人的身份证明，工作单位证明，邀请内容以及被邀请人的姓名，背景资料，来访目的以及活动计划和行程日期等等，

2，英文邀请函原件，要求邀请单位负责人签字后加盖单位公章.

3，邀请单位出具担保函，担保函中注明：被邀请人在华期间有过任何违法行为有我公司负责“  法人签字以及加盖公章。

4.在填写邀请函时，需要包括以下内容：被邀请人姓名、性别、出生年月日、护照号码、国籍、职业等基本信息，以及来华目的、行程安排和停留时间等详细信息。

5.在填写完毕后，邀请人需要将邀请函送至当地公安局出入境管理部门进行审核和签字盖章。

6.被邀请人在持有有效签证或者居留许可的前提下，可携带邀请函向中国驻外使领馆提交签证申请，并按要求缴纳相应费用。 

需要注意的是，不同类型的签证对于邀请函的要求可能会有所不同。因此，在具体办理过程中，建议大家仔细阅读相关规定并咨询当地公安局出入境管理部门或中国驻外使领馆相关工作人员，以确保顺利办理。

完整文档，下载链接：《中国签证邀请函模版》

邀请函参考样式

*自2018年4月16日起，《被授权单位邀请确认函》正式更名为《邀请核实单》，其用途不变，仍为外国人申请来华签证的辅助材料之一。

办理单位是各地的外事办。

以深圳地区为例，参考文件见这里：

http://fao.sz.gov.cn/xxgk/zyxw/content/post_8493.html

邀请函该如何书写？ 

参考吐司老师文本如下(略有改动)：

Invitation letter

Dear Sir or Madam, We're pelased to invite Mr XXX (Passort Number:K2656568 Expiry Date:XX day XX month XX year) to visit supplier in China from XX day XX month XX year to XX day XX month XX year for business cooperation.

Mr xxx's personal information is as follow:

Name as in Passport: xxx

Job title:                                                             CEO/Manager/

Passport #:                                                         xxxxx

Date of issue:                                                     护照签发日期

Date of expire:                                                   护照有效期

we here with kindly request the China Embassy and the Government officials to support this application by granting the required on-enter visa. We look forward to welcome Mr XXX in China.

Thank you very much!

Very truly yours;

Name:XXX

Job title: xxx

Company name: xxx Co.,Ltd

更多10份邀请函模版的资料：https://www.gladcc.com/document/1703580172253528065?shareCode=JPWPH

10份外贸邀请函模版（中英文）_外贸文库_GladCC

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