外贸人接待客户最全攻略

那如何在一众供应商里脱颖而出，安排一个精致的用心的接待，让客户感受到我们的专业，并选择与我们合作！

一个精致的用心的接待流程应该是这样的：

1、协助客户办理邀请函

通常经常来访中国的客户，不需要我们协助发邀请函，但是客户第一次来访中国，或者之前办理的中国签证已经失效，重新办理签证，客户会需要我们协助发送邀请函，通常情况下签字盖章后回传给对方即可。

Address:XXXXXXXXXXXX(邀请方)

To whom it may concern:

We would like to inform you that _______ is our important customer in _______（Country） and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters,herein we invite the following person to come to China:

Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China.

We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.

XXXXXX

Stamp

2. 确定来访日期、人数及行程计划

我们需要确认客户的到访时间，同行人数，是否需要安排接机，根据情况协助客户预定酒店。

注意：并不是所有的客人都需要安排接机和预定酒店的，有的客人经常在国内采购，有可能会自己到工厂来的。

如果客户需要我们协助预定酒店，则需要了解他们能承受的价位，他们路线安排以确定合适的酒店地址，客户的人数和房型，是否吸烟等。

根据客户的情况，提供一些可以选择的酒店建议，最好提供相应的网址，让客户自行确定最终下榻的酒店。

我曾经接待过一位英国的客户，因为项目原因多次来访公司，他会更倾向于希尔顿这类国外品牌酒店，而不是当地的知名大酒店，询问后才知道原来希尔顿配有健身设施，而这个客户正是健身爱好者，就比较钟情有健身设施的酒店啦~

3. 工厂协助

客人拜访工厂，对办公室、展厅、产线做彻底的清扫，并做好检查。

注意生产线是一定会参观的，那么我们需要，提前一天与工厂沟通，在客户来的当天一定要保持技术部，生产线，仓库的整洁，以及规范生产不要胡乱堆放，还要保证品质测试设备正常运转。

关于设备测试的运转，这个是很重要的，有一些工厂，有部分的测试设备，平时是不开启的，那么如果客人来了公司，看到我们的测试设备没有运转，那客人会对我们产生怀疑，是不是对于他的订单也这么随意，所以这个不要忽略哦。

如果公司大厅有显示器的，我们还可以提前制作一个欢迎牌，这样客人一进公司就能看见，让客人感觉其受到重视。

4. 分析客户，了解拜访目的做预案

1. 分析客户是零售商、批发商、还是贸易商？区域市场包括哪些？主要从事什么产品？公司背景、公司实力、经营状况、经营范围。

2. 客户此次来访的目的、主要对什么产品感兴趣，一旦采购产品用途是什么，客人目前的市场情况，已有的产品线，客人在市场上遇到的问题，我们可以怎么解决。

3. 通过和客人的往来邮件，了解客人关注的点在哪里，是对某一个产品的兴趣很大？是价格？品质？售后？还是需要新品开拓市场？

还可以根据客户的重要性，来决定是否需要动员团队，一起在客户来访前，召开一个客户分析研讨会，大家一起头脑风暴。

5. 准备样品以及产品目录册

样品的重要性大家都知道，我们一定要把会议中需要的样品提前准备好，不能有瑕疵，确保能够正常工作，有时候客户会现场直接测试使用样品。

除了客人感兴趣的样品，我们也可以准备一些其他的样品，作为备选给客人参考。

除了样品之外，我们要准备充足的目录册，产品资料，确保每一位到访的客人都有一份。

我们要提前把资料放到会议室的电脑上，保证当天能够正常使用，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，自己公司的实力资料等。

企业介绍PPT的内容建议：

①企业的竞争优势、市场分析、合作伙伴；

②清晰的组织结构图；

③客户服务流程、企业服务标准、投诉渠道、处理流程；

④研发队伍的实力、历史荣誉、样品室的参观、负责人的资历介绍、荣誉证书、各种认证。

另外我们可以在会议室备好咖啡、茶水及一些小饼干糖果之类的。

6. 准备礼物

我们还可以根据客户的重要性，来判断是否需要准备一些礼品之类的。

礼品不一定要非常贵重，其实欧美大部分国家的客户，很喜欢那些有中国传统风格的礼品。

如果是项目对双方都很重要的，我们可以准备点有纪念意义的礼品，曾经我们就做了一个产品模型送给客人，客人高兴坏了，毕竟这个是外面买不到的。

7. 会务洽谈

引领客户在会议时入座，准备茶水，交换名片自我介绍，播放PPT幻灯片，进行公司和产品介绍，公司产品所有的质量认证和以往的成功案例。

关于交换名片，如果在客人很多的时候，我们不一定要收到名片后马上整理起来，我们可以根据客人落座的顺序依次摆放好，这样在交谈的时候我们也能够知道他的职位以及关注的点。

在讲解公司介绍的时候，我们不要一味的自顾自的说，在讲解的过程中看看客人的反馈，是否有什么疑惑，或者哪些点感兴趣我们可以重点讲解。

在讲解完之后最重要的洽谈环节了，了解客户的关注点，并分享我们的方案，在洽谈环节的时候，除了我们解答客户的问题，千万别忘了，我们也要从客人那里收集到我们之前没有的信息，以便我们更好了解客户，调整我们的策略。

如果能够在会议上敲定的订单细节，尽量在会议中完成，以便后续快速成单。

8. 会议记录

会议记录很重要的，防止我们遗漏某些信息，毕竟大部分时候的会议时间会很长。而且对于会后的复盘也是非常有用的，至于是否需要录音笔，这个就看个人需求了。

9. 参观工厂

在带领客户参观工厂的时候，我们最好是按照整个生产流程来参观，以便与客户更好的理解这个生产过程。

另外在参观的过程中，我们可以重点带客户，了解整个生产品质的把控，来料检验，生产线上半成品的抽样检验，以及最后的成品检验，检测的数据，内容，设备等等，当我们把一套完整的品质把控，呈现在客人面前的时候客人也会明白我们对产品质量的负责程度。

如果我们有研发部门，我们也可以带客人看一看，让客人明白我们一直有在做新品的研发或者产品升级。

10. 餐饮安排

如果是中午，客人时间比较紧迫，或者不愿意外出，我们可以提前准备一些外卖，如果是下午结束的话，我们可以外出用餐。

注意在用餐的时候，我们已经要记得征求客人的意见，避免因为某些不同传统习俗造成了不好的影响，例如部分印度客人不吃牛肉，伊斯兰教的客人不吃猪肉。

另外，我们也可以试着询问，客户是否需要什么酒水，不是所有的欧洲人都喜欢喝红酒，有的欧洲的客人，晚餐会喜欢喝啤酒放松自己。

在用餐时间，我们可以与客户闲聊，拉近距离，还能知道客人的喜好。

第一次见面

如果刚见面，可以问对方旅途感受、是否有时差困难、第几次来中国、都到过中国的哪些城市、对中国的印象如何、是否喜欢中国的食物、本国的天气如何、打算在中国待多长时间等

比较熟悉的客户

如果比较熟了，则可以聊聊业余爱好、体育、电影、家庭等无伤大雅的话题。比较忌讳，询问对方的年龄和收入，忌评论对方国家的政治。

11. 拜访结束

参观结束后，我们可以根据情况，看是否需要赠送礼品。

不要忘了咨询客户是否可以拍照，包括人员合影、外商与你们公司/厂铭牌的合影等，这些资料以后很有用处。

如时间允许，也可根据客户的意见，适当安排娱乐购物等活动，有些客户比较随意，可以安排一些中国特色的活动，比如喝茶、看戏、参观景点等等，也有客户会提出去购物，如电子产品、服装等。

尽量亲自再把客户送到机场或者指定的地方，有些客户不喜欢麻烦人，这样送至酒店即可。

后续工作

复盘，整理会议记录，将我们双方，已经达成一致的内容，整理成文件发送回给客户，以便快速成单，并在邮件中对客户的来访表示感谢。